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Pressemeldung von SGH Service AG

SGH unterstützt elektronischen Rechnungsprozess der SGS Gruppe Deutschland

SGH Rechnungsprozess SGS Gruppe Deutschland


Automatisierte Dokumentenservices und elektronischer Rechnungsaustausch schaffen Freiräume für das Kerngeschäft

Die SGS Gruppe Deutschland führt für ihre Kunden Qualitätsdienstleistungen durch. Um sich auf diese eigenen Kernkompetenzen konzentrieren zu können, hat SGS bereits auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt. Das Auslagern des Verarbeitens von Eingangsrechnungen an die SGH Service AG verschafft zusätzliche Freiräume. Seit Jahresmitte 2010 digitalisiert die SGH diese Belege und stellt sie SGS elektronisch zur Verfügung. Parallel dazu stellt SGH die Lieferanten der SGS auf elektronischen Rechnungsversand um. Die SGH ist ein auf dem deutschen Markt führender Spezialist für elektronische Dokumentenservices.

Mitarbeiter der SGS scannten bisher 70.000 Belege pro Jahr selbst oder erfassten und prüften sie manuell. Erst dann verarbeiteten sie die Rechnungsdaten automatisiert. Dieser Prozess war sehr arbeitsaufwendig und nur mit Überstunden zu bewältigen. Die SGS entschied sich daher für die Vergabe des Belegmanagements an einen Dienstleister und das Umstellen auf elektronischen Rechnungsaustausch.

SGS sondierte gründlich den Markt und wählte die SGH Service AG als Dienstleister. Das Verständnis für die internen Prozesse gab den Ausschlag für die Entscheidung. Die SGH konnte sofort die Prozesse von SGS nachbilden. Sie scannt nun die Eingangsbelege, erfasst die Daten und transferiert sie im XML-Format über eine Schnittstelle zu SGS. Die gescannten Bilder fügt sie im TIF-Format bei. Dieses Verfahren reduziert den Zeitaufwand und schafft eine höhere Transparenz bei den Kosten. Die Abrechnung erfolgt pro Beleg. Fixkosten werden in variable Kosten umgewandelt.

SGS legt höchsten Wert auf sicherheitsrelevante Faktoren wie Qualität und Datenschutz. Die Entscheider überzeugten sich daher persönlich davon: Das Personal der SGH ist gut geschult und ausschließlich auf das Bearbeiten von Dokumenten spezialisiert. Der gesamte Verarbeitungsprozess unterliegt ständigen Qualitätskontrollen. SGH-Mitarbeiter überprüfen beim Vorbereiten alle Belege auf Unversehrtheit. Die Qualität des Scannens untersuchen sie stichprobenartig und die Plausibilität kontinuierlich beim Verifizieren der gescannten Daten. Qualifiziertes Personal kontrolliert beim Nacherfassen noch einmal alle extrahierten Rechnungsdaten. Das verbessert die Datenqualität. Sie ist vertraglich geregelt und durch Service Level definiert.

Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH, freut sich: „Wir konnten unseren Kunden SGS überzeugen, uns seine sensiblen Daten anzuvertrauen. Bei der SGH sind das Wahren des Postgeheimnisses, das Einhalten des Datenschutzes sowie absolute Vertrauenswürdigkeit selbstverständlich. Unser Kunde muss die Rechnungen jetzt nur noch buchen. Das aufwendige Abtippen entfällt und das Verifizieren der Daten übernehmen wir.“

SGS‘ Ziel ist der Empfang von elektronischen Rechnungen. Das Umstellen der Lieferanten übernimmt die SGH parallel. Die Lösung SGH-Viper ist schnell und ohne den Eingriff in bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen einsatzbereit. Lieferanten installieren den SGH-Viper-Connector wie einen Druckertreiber. Anstatt die Rechnung auf Papier auszudrucken, wird ein verschlüsselter Datenstrom zur SGH übertragen. Hier erhält das Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur. Gleichzeitig entsteht ein Datensatz, der analog zu den extrahierten Daten aus den Papierbelegen in das Buchhaltungssystem von SGS einfließt. Die Daten sind jederzeit online verfügbar. Einem vernetzten Arbeiten steht somit nichts im Wege.

Quelle: SGH Service AG / pressbot.net

Details zur verantwortlichen Redaktion:

Firma: SGH Service AG
Ansprechpartner: Mirja Weinert
Straße: Daimlerring 51
Stadt: -
Land: Deutschland

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Schlagworte zu dieser Pressemeldung

Elektronische Rechnung , SGH , SGS , Automatisierte Rechnungsverarbeitung


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