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Kroschke sign-international GmbH optimiert mit InputAccel und FrontCollect Invoices automatischen Rechnungsverarbeitung

Kroschke GmbH InputAccel FrontCollect Invoices Rechnungsverarbeitung


Kroschke sign-international GmbH nutzt InputAccel und FrontCollect Invoices zur automatischen Rechnungsverarbeitung:

Kroschke optimiert automatische Rechnungsverarbeitung

München, 13. Juni 2005 Die Kroschke sign-international GmbH mit Sitz in Braunschweig setzt auf die gemeinsame Lösung zur Rechnungsverarbeitung von Kleindienst Solutions und Captiva Software, führender Anbieter von Input-Management-Lösungen. Auf Grund des kontinuierlich wachsenden Belegaufkommens hatte Kroschke im September 2004 das Projekt "Rechnungsleser" aus der Taufe gehoben. Das mittelständische Unternehmen erwartet von der im November 2004 implementierten Lösung durchgehende Erkennungsraten von mindestens 75 Prozent und damit effizientere Prozesse und die Sicherung seiner Wettbewerbsfähigkeit.

Seit über 45 Jahren steht der Name Kroschke für Arbeitssicherheit im Betrieb. Das breite Sortiment reicht bei Kroschke von Arbeitsschutzkleidung über Schilder bis hin zur Ersten Hilfe. Das Unternehmen mit Sitz in Braunschweig beschäftigt 250 Mitarbeiter und hat aktuell ein Belegvolumen von rund 150 Rechnungen pro Tag zu bewältigen. Um weiteres Wachstum ohne Personalaufbau zu bewältigen war eine automatisierte Rechnungsverarbeitung unentbehrlich. Durch eine verbesserte Effizienz der Geschäftsprozesse soll die Wettbewerbsfähigkeit sichergestellt werden.

Nachdem der Startschuss für das Projekt "Rechnungsleser" im September 2004 gefallen war, zog Kroschke ihren IT-Dienstleister LP&P GmbH, Hannover, zu Rate, der die gemeinsame Lösung zur Rechnungsverarbeitung von Kleindienst Solutions und Captiva Software empfahl. Die Plattform zur Dokumentener-fas-sung InputAccel von Captiva dient dabei als Backbone für den Rechnungsleser FrontCollect Invoices der Kleindienst Solutions GmbH & Co. KG. Nach dem Projektstart im Oktober 2004 wurde die Lösung innerhalb von sechs Arbeitstagen installiert. Nach wenigen Korrekturläufen und einer erfolgreich absolvierten Testphase, an die sich noch die Entwicklung des kundenindividuellen Workflow anschloss, ging die Software produktiv.

Vor der Implementierung der Captiva/Kleindienst-Lösung wurden eingehende Rechnungen mit einem Barcode versehen, gescannt, über den EASY-Capture-Client geheftet und direkt über eine SAP-Exportschnittstelle zur Archivierung an EASY weitergeleitet. Die weitere Bearbeitung erfolgte dann manuell an Hand der Papierbelege und erst nach erfolgter Rechnungserfassung wurde eine Verknüpfung zum archivierten Beleg angelegt.

Neue Lösung: FrontCollect Invoices im Doppelpack mit InputAccelEingehende Rechnungen werden nun gescannt, über den EASY-Capture-Client geheftet und direkt über eine von LP&P entwickelte Exportschnittstelle an den Rechnungsleser weitergeleitet. Nach der Verarbeitung durch den Rechnungsleser und gegebenenfalls Software unterstützte Korrekturen des Leseergebnisses werden die extrahierten Daten durch das Exportmodul STS (SAP Transfer Service) an SAP weitergereicht. Dort wird der gescannte Beleg über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle archiviert, die erfassten Daten werden in schnittstelleneigenen Tabellen gespeichert und ein Bearbeitungs-Workflow angestoßen. Im Verlaufe dieses Workflows werden die Buchungsmasken automatisch mit den extrahierten Rechnungsdaten gefüllt.

Soll erfüllt: Erkennungsraten weit über 75 ProzentDie von Kroschke vorgegebene Mindesterkennungsrate von 75 Prozent wurde bisher kontinuierlich übertroffen: Nach einer Produktivzeit von rund vier Wochen erkannte die Lösung über 95 Prozent aller Lieferantenstammdaten, über 85 Prozent aller Kopfdaten sowie über 80 Prozent der Tabellendaten der eingegangenen Rechnungen. Und all dies ohne weitere Optimierung der Software. "Unser Ziel bei der Einführung der neuen Lösung zur Rechnungslesung war eine Erkennungsrate von mindestens 75 Prozent. Das Ergebnis hat uns mehr als überzeugt und entlastet die Mitarbeiter von unnötiger zeitaufwändiger und fehleranfälliger Nachbearbeitung", erklärt Dirk Kühne, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Kroschke sign-international GmbH.

KroschkeDie Kroschke sign-international GmbH mit Sitz in Braunschweig wurde 1958 gegründet und beschäftigt heute 250 Mitarbeiter. Seit über 45 Jahren steht der Name Kroschke für Arbeitssicherheit im Betrieb. Das breite Sortiment reicht von Arbeitsschutzkleidung über Schilder bis hin zur Ersten Hilfe. Dabei stehen Termintreue, schnelle Lieferzeiten, hohe Qualität und individuelle Entwicklungen kurz: hohe Kundenzufriedenheit im Fokus der Unternehmensphilosophie. Weitere Informationen unter: www.kroschke.com .

Captiva Software Captiva Software Corporation mit Sitz in San Diego entstand Ende Juli 2002 durch den Zu-sammenschluss der Unternehmen ActionPoint Inc. und Captiva Software Corporation. Das neue Unternehmen ist führender Anbieter von Lösungen für Input Management. Die mehr-fach ausgezeich-neten Produkte werden genutzt, um unternehmenskritische pa-pier- und faxbasierte Informationen bzw. Informationen aus gescannten Formularen und Doku-menten, Inter-netformularen und XML-Datenströ-men fehlerfrei, termingerecht und kostenef-fek-tiv zu erfassen und zu ver-arbeiten. Die Softwarelösungen automatisieren die Erfas-sung und Ver-arbeitung von Milliarden von Formularen und Dokumenten pro Jahr und konvertie-ren deren Inhalt in Informati-o-nen, die in Datenbanken, Dokumenten-, Con-tent- sowie ande-ren Infor-mations-Mana-gement-Systemen verwendet werden kön-nen. Captivas Technologie wird vorrangig in Banken, Versi-cherungen und Behörden, aber auch bei Out-sourcing- und Direkt-marke-ting-Dienstleistern sowie anderen Bran-chen ein-gesetzt. In Deutschland ist Cap-tiva Software mit einer Niederlassung in Mün-chen vertreten.

Weitere Informatio-nen unter: www.captivasoftware.de .



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Sandra Ratayczak

Sabina Merk

Theresienhöhe 12

Sadelerstraße 2

D-80339 München

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Fon: +49 89 17 99 97 22

Fax: +49 89 189 516 45

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Mobile: + 49 171 7924566

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